Ogólny schemat kontroli płatników składek

Co warto wiedzieć o kontroli, którą przeprowadza ZUS

Zachęcamy, aby zapoznali się Państwo z informacjami, które tu przygotowaliśmy. Mamy nadzieję, że pomogą one Państwu przygotować się do kontroli i przebiegnie ona sprawnie. Kontrola pomoże usunąć ewentualne nieprawidłowości czy uzupełnić niezbędną dokumentację. Dzięki temu razem będziemy chronić prawa ubezpieczonych, świadczeniobiorców i samych płatników składek.

Co sprawdza ZUS

  • ZUS ocenia, jak płatnicy składek wywiązują się z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. W szczególności sprawdza, czy:
    • prawidłowo zgłosili oni do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i inne osoby, które powinni zgłosić do tych ubezpieczeń,
    • rzetelnie i prawidłowo obliczają, potrącają i opłacają składki i inne należności, które pobiera ZUS,
    • odpowiednio ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
    • prawidłowo wypłacają świadczenia i dokonują rozliczeń, które są z nimi związane,
    • w terminie i prawidłowo opracowują wnioski o emerytury i renty,
    • właściwie wystawiają zaświadczenia i zgłaszają dane dla celów ubezpieczeń społecznych.
  • Jeśli płatnik składek zalega z ich opłatą, ZUS może również sprawdzić jego majątek.

Jak ZUS wybiera płatników składek do kontroli

  • ZUS analizuje prawdopodobieństwo naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek.
  • Na podstawie tej analizy powstaje roczny plan kontroli.

Kto może kontrolować płatników składek w imieniu ZUS

  • Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu. W może też w niej uczestniczyć pracownik ZUS, który nie jest inspektorem kontroli, ale przygotowuje się do egzaminu na to stanowisko. Musi jednak mieć odrębne upoważnienie.
  • Zanim inspektor kontroli Zakładu ją rozpocznie, musi pokazać legitymację służbową i doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Powinien przedstawić te dokumenty płatnikowi składek lub osobie, którą ten upoważnił, aby go reprezentowała. Jeśli  płatnik składek jest przedsiębiorcą, to ZUS musi doręczyć mu przed kontrolą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. W takim przypadku inspektor może rozpocząć kontrolę najwcześniej po 7 dniach, ale najpóźniej po 29 dniach od dnia, w którym płatnikowi doręczono takie zawiadomienie. Kontrola może rozpocząć się wcześniej niż po 7 dniach, jeśli płatnik pisemnie wyrazi taką wolę. Jeżeli natomiast upłynie 30 dni od dnia, w którym dostarczono mu zawiadomienie, to przed kontrolą trzeba ponownie mu je przekazać.
  • Jeżeli inna uprawniona instytucja publiczna właśnie kontroluje działalność gospodarczą płatnika składek, to inspektor kontroli Zakładu jej nie rozpoczyna. Może ustalić inny jej termin.

Gdzie się odbywa kontrola

  • Inspektor kontroli Zakładu prowadzi ją w siedzibie płatnika składek i tam, gdzie prowadzi on działalność. Inspektor może przeprowadzić kontrolę w innym miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację. Jednak pod warunkiem, że płatnik się na to zgodzi. Kontrolę można przeprowadzić w placówce ZUS, jeżeli to usprawni kontrolę. Jest to możliwe nawet, jeżeli zapewniono odpowiednie warunki techniczne w siedzibie płatnika czy tam, gdzie prowadzi on działalność. Jednak tylko wtedy, gdy płatnik składek wyrazi na to zgodę na piśmie.
  • Inspektor może prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS bez zgody płatnika składek, jeżeli:
    • ich charakter tego wymaga,
    • trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek,
    • płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,
    • płatnik nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod adresem tam zapisanym nie prowadzi działalności.

Jak długo trwa kontrola

  • Jeżeli płatnik nie jest przedsiębiorcą – kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Jeśli trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, to i tak nie powinna ona trwać dłużej niż dwa miesiące.
  • Jeżeli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w jednym roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać:
    • jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
    • jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
    • jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
    • jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Jakie są obowiązki płatnika składek podczas kontroli

  • Płatnicy składek powinni:
    • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji, które wiążą się z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
    • udostępnić do oględzin składniki majątku,
    • sporządzić i wydać kopie dokumentów, które wiążą się z zakresem kontroli,
    • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
    • udzielać wyjaśnień,
    • przedstawić polskie tłumaczenie dokumentacji, którą sporządzono w języku obcym.

Jak przedsiębiorca może sprzeciwić się kontroli

  • Może to zrobić, jeśli uważa, że inspektor podjął kontrolę lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. Wnosi wtedy sprzeciw na piśmie wraz z uzasadnieniem. Ma na to 3 dni robocze od dnia, w który rozpoczęła się kontrola.
  • Gdy przedsiębiorca sprzeciwi się w ten sposób kontroli, to inspektor ją wstrzymuje.
  • ZUS musi rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. Wydaje wtedy postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Przedsiębiorca ma prawo do zażalenia  na to postanowienie. Musi je wnieśc w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma postanowienie. ZUS powinien rozstrzygnąć to zażalenie w ciągu 7 dni od dnia, w którym je dostał.
  • Jeżeli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, to jest to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu.
  • Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia płatnika składek, może on wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Ma na to  30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Skarga taka nie wstrzymuje kontroli.

Jak kończy się kontrola

  • Kontrola kończy się w dniu doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek.
  • Za datę doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się datę wysłania za pośrednictwem poczty lub datę osobistego doręczenia protokołu kontroli przez inspektora kontroli Zakładu.
  • Inspektor sporządza protokół kontroli w dwóch jednakowych egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje płatnik składek.

Co zawiera protokół kontroli

Inspektor kontroli Zakładu opisuje w protokole, co podczas niej ustalił.

Protokół kontroli powinien zawierać następujące informacje:

  • oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,
  • dane kontrolowanego płatnika składek,
  • dane inspektora/inspektorów kontroli Zakładu, którzy przeprowadzali kontrolę,
  • zakres kontroli,
  • czas trwania czynności kontrolnych, z uwzględnieniem przerw w czasie trwania kontroli,
  • opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,
  • przedstawienie dowodów,
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
  • pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli Zakładu,
  • informacje o wpisie do książki kontroli.

Jak płatnik składek może zgłosić swoje zastrzeżenia do kontroli

Płatnik składek ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń inspektora kontroli Zakładu – w ciągu 14 dni od dnia, w którym otrzyma protokół. Powinien równocześnie wskazać stosowne dowody. Inspektor musi rozpatrzyć te zastrzeżenia i w razie potrzeby wykonać dodatkowe czynności kontrolne. Powinien ma piśmie poinformować płatnika składek, jak rozpatrzył jego zastrzeżenia.

Co płatnik składek powinien zrobić po kontroli

  • Gdy upłynie termin, w którym płatnik składek może zgłosić zastrzeżenia, musi on złożyć dokumenty korygujące. Ma na to 30 dni od dnia, w którym otrzymał protokół kontroli.
  • Gdy nie zrobi tego, ZUS wydaje decyzję po miesiącu, a  w sprawach szczególnie skomplikowanych po dwóch miesiącach. Płatnik musi wtedy złożyć dokumenty korygujące w terminie 7 dni od daty, w której  uprawomocniła się decyzja ZUS.

Najważniejsze przepisy

  • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności rozdział 10.
  • Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, przede wszystkim rozdział 5.

Utworzył/Odpowiada: Anna Borowska - GPR - 14.03.2017 r., godz. 09:21

Udostępnił: Anna Borowska - GPR - 14.03.2017 r., godz. 09:21