Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych1)
za rok 2020
(rok, za który składane jest oświadczenie)
Dział I2)
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
-	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
-	skuteczności i efektywności działania,
-	wiarygodności sprawozdań,
-	ochrony zasobów,
-	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
-	efektywności i skuteczności przepływu informacji,
-	zarządzania ryzykiem,
oświadczam, że w kierowanym/kierowanych przeze mnie dziale/działach administracji rządowej3)/w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych*
Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych
(nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych*)
Część A4)
	w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B5)
	w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C6)
	nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:7)
	monitoringu realizacji celów i zadań,
	samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych8),
	procesu zarządzania ryzykiem,
	audytu wewnętrznego,
	kontroli wewnętrznych,
	kontroli zewnętrznych,
	innych źródeł informacji: Sprawozdania z załatwiania skarg, wniosków i petycji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w 2020 roku, oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok 2020 złożonych przez Członków Zarządu Zakładu, kierujących komórkami organizacyjnymi w Centrali ZUS oraz dyrektorów Oddziałów ZUS, raportów Sztabu Kryzysowego ZUS.
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

Warszawa, ……  marca 2021 r.	................................................
(miejscowość, data)	(podpis ministra/kierownika jednostki)
_____________
*	Niepotrzebne skreślić.

Dział II9)
1.	Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.
Kontrola zarządcza funkcjonowała w ograniczonym stopniu w zakresie:
1)	prowadzenia kompleksowej i terminowej obsługi kont płatników składek, w szczególności w zakresie podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności z tytułu składek oraz przeciwdziałania przedawnieniom należności, a także rozpatrywania wniosków o ulgi w spłacie należności i monitorowania realizacji udzielonych ulg; 
2)	zwiększenia ekspozycji Zakładu na ryzyko nadużyć w zakresie realizacji zadań Tarczy Antykryzysowej w związku z ustawowymi rozwiązaniami opierającymi udzielenie pomocy na podstawie oświadczeń i dokumentów klientów oraz możliwości prowadzenia weryfikacji ex post złożonych wniosków i dokumentacji;
3)	terminowej obsługi spraw w zakresie ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń krótkoterminowych, w tym wynikających z ograniczonych możliwości prowadzenia postępowań wyjaśniających w okresie pandemii; 
4)	terminowości wydawania orzeczeń wynikającej m.in. z braku zapewnienia odpowiedniej obsady kadrowej w obszarze orzecznictwa lekarskiego; 
5)	realizacji zadań w obszarze rehabilitacji leczniczej w ramach prewencji rentowej oraz niedostatecznych standardów obsługi Programu dofinansowania płatników składek na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy, m.in. w zakresie weryfikacji i oceny wniosków, aktualności procedury, niejednolitego sposobu obsługi spraw i nieefektywnego monitoringu; 
6)	ryzyka występowania błędów technicznych w komunikacji elektronicznej między wykonawcami a zamawiającym z uwagi na ograniczone parametry wydajnościowe miniPortalu i e-PUAP, mogące skutkować unieważnieniem kluczowych postępowań o zamówienie publiczne oraz zagrożeniem zapewnienia ciągłości realizacji usług; 
7)	działań zmierzających do zmniejszenia długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze, niedostosowania systemów IT ZUS do rozwiązań chmurowych oraz zamrożenia działań związanych z porządkowaniem kodów źródłowych Nowego Portalu Informacyjnego. 
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2.	Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie: 

1)	prowadzenia kompleksowej i terminowej obsługi kont płatników składek, w szczególności w zakresie podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności z tytułu składek oraz przeciwdziałania przedawnieniom należności, a także rozpatrywania wniosków o ulgi w spłacie należności i monitorowania realizacji udzielonych ulg: 
a)	kontynuowanie działań zaplanowanych do realizacji na 2020 r., w szczególności ocena i weryfikacja Programów Stabilizacji Pracy,
b)	dalsze usprawnianie aplikacji wspomagających monitorowanie i obsługę kont płatników i ich spraw, w tym związanych z przeciwdziałaniem przedawnieniu należności i monitorowaniem udzielanych ulg,
c)	utworzenie Centrów Obsługi Wniosków o Ulgi,
d)	wzmocnienie nadzoru nad prawidłowością realizacji zadań w oddziałach oraz identyfikacja obszarów wymagających wdrożenia działań korygujących w oddziałach i monitorowanie ich realizacji;
2)	zwiększenia ekspozycji Zakładu na ryzyko nadużyć w zakresie realizacji zadań Tarczy Antykryzysowej w związku z ustawowymi rozwiązaniami opierającymi udzielenie pomocy na podstawie oświadczeń i dokumentów klientów oraz możliwości prowadzenia weryfikacji ex post złożonych wniosków i dokumentacji:
a)	wdrożenie funkcjonalności i narzędzi wspierających audyt udzielonego wsparcia w ramach Tarcz Antykryzysowych,
b)	współpraca z Krajową Administracją Skarbową w zakresie prawidłowości składanych oświadczeń przy ubieganiu się o wsparcie w ramach Tarcz Antykryzysowych;
3)	terminowej obsługi spraw w zakresie ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń krótkoterminowych, w tym wynikających z ograniczonych możliwości prowadzenia postępowań wyjaśniających w okresie pandemii:
a)	monitorowanie terminowości, stopnia i poprawności obsługi spraw w zakresie ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń krótkoterminowych w oddziałach ZUS, analiza przyczyn powstawania odsetek i przekazywanie odpowiednich zaleceń do oddziałów ZUS,
b)	monitorowanie terminowości i stopnia obsługi wniosków o wydawanie decyzji i wyjaśnień w oddziałach ZUS,
c)	wdrożenie zmian funkcjonalnych w aplikacjach dziedzinowych w obszarze świadczeń krótkoterminowych zapewniających sprawniejszą obsługę, w tym automatyzację części spraw świadczeń krótkoterminowych,
d)	prace w ramach projektu przewidującego konsolidację i automatyzację przyznawania i wypłaty świadczeń krótkoterminowych, 
e)	udział w pracach legislacyjnych, które spowodowałyby uproszczenie procesu przyznawania i wypłaty świadczeń krótkoterminowych oraz występowanie w razie potrzeby z nowymi wnioskami dotyczącymi zmian legislacyjnych (na bieżąco); 
4)	terminowości wydawania orzeczeń wynikającej m.in. z braku zapewnienia odpowiedniej obsady kadrowej w obszarze orzecznictwa lekarskiego:
•	monitorowanie terminowości i stopnia rozpatrywania wniosków o wydanie orzeczenia oraz przekazywanie odpowiednich zaleceń do oddziałów ZUS,
•	kontynuowanie działań zmierzających do uzupełnienia stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS;
5)	realizacji zadań w obszarze rehabilitacji leczniczej w ramach prewencji rentowej oraz niedostatecznych standardów obsługi Programu dofinansowania płatników składek na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy, m.in. w zakresie weryfikacji i oceny wniosków, aktualności procedury, niejednolitego sposobu obsługi spraw i nieefektywnego monitoringu:
•	zmiana modelu nadzoru oraz zmiana organizacji pracy w obszarze rehabilitacji leczniczej w ramach prewencji rentowej,
•	standaryzacja realizacji zadań związanych z dofinansowaniem działań skierowanych na utrzymanie zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej, prowadzonych przez płatników składek poprzez kontynuację wdrażania nowego modelu nadzoru oraz zmian w organizacji pracy w przedmiotowym obszarze;
6)	ryzyka występowania błędów technicznych w komunikacji elektronicznej między wykonawcami a zamawiającym z uwagi na ograniczone parametry wydajnościowe miniPortalu i e-PUAP, mogące skutkować unieważnieniem kluczowych postępowań o zamówienie publiczne oraz zagrożeniem zapewnienia ciągłości realizacji usług: 
•	zakończenie działań zmierzających do zapewnienia w I kwartale 2021 r. usługi dostępowej do platformy zakupowej, spełniającej wymagania przepisów dotyczących zamówień publicznych celem wypełnienia obowiązków ustawowych oraz konieczności docelowego zapewnienia pełnej elektronizacji procesu przeprowadzania i udzielania w ZUS zamówień publicznych podlegających reżimowi ustawy Prawo zamówień publicznych oraz umożliwienie elektronicznego udzielania postępowań o wartości poniżej progu bagatelności,
•	wdrożenie elektronizacji danych i docelowej eliminacji dokumentów papierowych w procesie udzielania zamówień dzięki uwzględnieniu w Procedurze zakupowej zalecenia dokonywania czynności na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania przy wykorzystaniu elektronicznego obiegu dokumentów,
•	wdrożenie elektronicznego podpisywania wszelkich dokumentów: podpisem z wykorzystaniem certyfikatu wydanego przez Centrum Certyfikacji ZUS (do użytku w obiegu wewnętrznym) lub certyfikatu kwalifikowanego (dla dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych) poprzez wyposażenie pracowników w niezbędne narzędzia oraz zabezpieczenie ich aktualności wraz z zapewnieniem możliwości korzystania z usługi walidacji (Webnotarius - styczeń 2021 r.);
7)	działań zmierzających do zmniejszenia długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze, niedostosowania systemów IT ZUS do rozwiązań chmurowych oraz zamrożenia działań związanych z porządkowaniem kodów źródłowych Nowego Portalu Informacyjnego:
•	zmiany organizacyjne mające na celu usprawnienie realizacji zadań, komunikacji i przypisanie odpowiedzialności w obszarze IT,
•	kontynuacja projektu migracji bazy danych DB2 do wersji wspieranej przez producenta,
•	wdrożenie rozwiązań chmurowych,
•	porządkowanie repozytorium kodów źródłowych po podpisaniu Umowy na rozwój i utrzymanie Portalu Klienta oraz Szyny Usług (ESB) w ramach Platformy Usług Elektronicznych ZUS.
Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.
Dział III10)
Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
1.	Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
 
1)	W celu poprawy kompleksowości i terminowości obsługi kont płatników składek, w szczególności w zakresie podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności z tytułu składek oraz przeciwdziałania przedawnieniom należności, a także prawidłowości działań w zakresie obsługi wniosków o zwrot nadpłaty z konta płatnika między innymi:
•	zoptymalizowano aplikację PWI wspierającą typowanie do obsługi kont i spraw płatników (m.in. w zakresie wystawania decyzji o wysokości zadłużenia na małżonków, automatyzacji obsługi zleceń na potrzeby rozpatrywania wniosków o ulgę, umożliwienia weryfikacji zadłużeń z innych tytułów przy rozpatrywaniu wniosków o zwrot nadpłaty). W związku z realizacją zadań w ramach Tarczy Antykryzysowej (TA) rozwój drugiego narzędzia (aplikacji APB) został przeniesiony na 2021 r.; wdrożenie oprogramowania planowane jest w II połowie 2022 r.,
•	monitorowano jakość danych na kontach płatników składek oraz poprawność realizacji procesów po wdrożeniu aktualizacji procedury „Obsługa konta płatnika”, w tym w zakresie obsługi zwrotów nadpłat z tytułu składek oraz obsługi wniosków o udzielenie ulg,
•	kontynuowano i monitorowano realizację celów strategicznych i kluczowych w ramach Programów Stabilizacji Pracy w komórkach dochodów w oddziałach; w związku z realizacją zadań w ramach TA termin osiągnięcia celów kluczowych i strategicznych w ramach PSP został przesunięty na koniec listopada 2021 r.,
•	wysłano roczną informację o stanie rozliczeń i saldzie konta na koniec 2019 r. do 3,1 mln płatników składek oraz dodatkowo za pośrednictwem PUE ZUS przekazano informację dla blisko 400 tys. płatników składek o zadłużeniu według stanu na 31 października 2020 r. i możliwości jego spłaty w formie ulg (w przypadku płatników, którzy na 30 września 2020 r. nie mieli konta na PUE i mieli zadłużenie informację o możliwości skorzystania z ulg na jego spłatę przekazano w formie korespondencji papierowej),
•	skierowano zalecenia do oddziałów dotyczące zwiększenia nadzoru w zakresie przeciwdziałania nieprawidłowościom przy zakładaniu kont windykacyjnych i w ramach prowadzonych na nich rozliczeniach,
•	przekazywano informacje zarządcze dyrektorom oddziałów ZUS w celu identyfikacji obszarów, w których należy podjąć działania zmierzające do zwiększenia jakości i terminowości obsługi kont płatników, a w konsekwencji dochodzenia należności i udzielania ulg w ich spłacie,
2)	W celu wzmocnienia działań zapobiegających powstawaniu nadpłat i odsetek przy wypłacie świadczeń długoterminowych i krótkoterminowych między innymi:
•	wdrożono zmiany z aplikacji dziedzinowej w obszarze świadczeń długoterminowych w zakresie automatyzacji procesu obsługi zgonów,
•	przekazano oddziałom ZUS szereg wytycznych dotyczących m.in. waloryzacji świadczeń emerytalno-rentowych, przyznawania świadczenia uzupełniającego dla osób niezdolnych do samodzielniej egzystencji, stosowania przepisów ustawy o dodatku solidarnościowym przyznawanym w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19, realizacji przepisów w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, stosowania przepisów ustawy z 19 czerwca 2020 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z FUS (Rocznik 1953), świadczenia wyrównawczego dla działaczy opozycji antykomunistycznej, a także realizacji w obszarze świadczeń emerytalno-rentowych przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw,
•	przekazano oddziałom ZUS wytyczne w zakresie obsługi nadpłat,
•	rozszerzono zakres nadzoru nad realizacją zadań w obszarze świadczeń długoterminowych poprzez wprowadzenie kwartalnej weryfikacji spraw pod kątem jakości w zakresie m.in. ustalania uprawnień i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych, prawidłowości wydawanych decyzji, w tym uzasadnienia oraz terminowości załatwiania spraw,
•	przekazywano kierownictwu oddziałów ZUS zalecenia w zakresie bieżącego nadzoru i monitorowania sytuacji kadrowej w komórkach zasiłków oraz w razie potrzeby podejmowania adekwatnych do sytuacji decyzji kadrowych (przesunięcia pracowników z innych komórek), 
•	wydawano, w razie potrzeby, polecenia realizacji zadań należących do właściwości danego oddziału ZUS przez inny oddział.
3)	W celu poprawy jakości rocznego planowania postępowań o zamówienie publiczne oraz terminowości przekazywania wniosków zakupowych do dalszego procedowania, a także przestrzegania wewnętrznych procedur w aspekcie składania oświadczeń zapewniających o bezstronności i poufności przez osoby biorące udział w postępowaniu przetargowym:  
•	zaprojektowano zmiany i nowe rozwiązania w Procedurze zakupowej, m.in. w zakresie określenia kluczowych terminów przygotowania postępowania oraz trybu i terminów zgłaszania zmian w Planach Postępowań; nowa Procedura zakupowa weszła w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.
4)	Dla zapewnienia odpowiedniej obsady kadrowej w obszarze orzecznictwa lekarskiego w celu zabezpieczenia sprawnej i efektywnej realizacji zadań ustawowych ZUS:
•	prowadzono intensywne działania rekrutacyjne w celu uzupełnienia stanu zatrudnienia lekarzy orzecznictwa lekarskiego, obejmujące m.in. publikację ogłoszeń o pracę w prasie lokalnej i Internecie oraz przekazywanie informacji za pośrednictwem Okręgowych Izb Lekarskich,
•	kontynuowano działania z zakresu budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy, w ramach których m.in. utworzono stronę internetową dedykowaną kandydatom na lekarzy orzecznictwa lekarskiego, pokazującą specyfikę pracy w ZUS a także ofertę pracodawcy, przygotowano film wizerunkowy dla kandydatów, umieszczano ogłoszenia o pracę w Gazecie Lekarskiej oraz prowadzono kampanię rekrutacyjną w Internecie,
•	w związku z rozpatrywaniem zwiększonej liczby wniosków w sprawie świadczenia uzupełniającego, a następnie w związku z wstrzymaniem badań bezpośrednich w ZUS z uwagi na zagrożenie epidemiologiczne polecono maksymalne wykorzystanie możliwości wydawania orzeczeń przez lekarzy orzeczników i komisje lekarskie ZUS na podstawie dokumentacji medycznej (dostępnej lub uzupełnionej w postępowaniu orzeczniczym w ZUS),
•	monitorowano stan zatrudnienia lekarzy orzecznictwa lekarskiego w poszczególnych oddziałach ZUS oraz stan realizacji zadań z zakresu orzecznictwa lekarskiego, w tym uruchomiono wsparcie dla oddziałów ZUS, w których liczba wniosków o wydanie orzeczenia była największa i powodowała wydłużenie czasu rozpatrywania spraw przez lekarzy orzeczników,
•	podejmowano działania mające na celu wzrost wynagrodzeń lekarzy orzeczników oraz członków komisji lekarskich ZUS.
5)	Dla zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z RODO realizowano działania związane między innymi z:
•	obsługą naruszeń ochrony danych osobowych,
•	przeprowadzaniem audytów zapewnienia zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych w Zakładzie oraz u podmiotów przetwarzających,
•	aktualizacją i zarządzaniem rejestrem czynności przetwarzani,
•	koordynacją tworzenia i aktualizacji klauzul informacyjnych;,
•	przeprowadzaniem oceny skutków dla ochrony danych w projektach i procesach, zgodnie z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania,
•	realizacją szkoleń oraz udostępnianiem materiałów szkoleniowo-instruktażowych dla pracowników Zakładu,
•	wydawaniem rekomendacji w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
6)	W celu ograniczenia ryzyka występowania błędów technicznych w komunikacji elektronicznej między wykonawcami a zamawiającym z uwagi na ograniczone parametry wydajnościowe miniPortalu i e-PUAP:
•	podjęto działania zmierzające do zapewnienia usługi dostępowej do platformy zakupowej spełniającej wymagania przepisów dotyczących zamówień publicznych celem wypełnienia obowiązków ustawowych oraz konieczności docelowego zapewnienia elektronizacji procesu przeprowadzania i udzielania zamówień publicznych w Zakładzie; planowany termin udostępnienia narzędzia to I kwartał 2021 r. 
7)	W ramach działań zmierzających do zmniejszenia długu technologicznego:
•	realizowano projekt migracji motoru bazy danych DB2 do wspieranej wersji (DB2 v12 FL 5xx) – w 2020 r. została przeprowadzona migracja do wersji DB2 v10 CM; zakończenie projektu planowane jest w II kwartale 2021 r.  
•	w ramach usługi dodatkowej na Opracowanie i dostarczenie zgodnej z aktualnymi Standardami IT dokumentacji UAOM i UPDT dla całego Systemu w obszarach nieudokumentowanych bądź udokumentowanych niezgodnie z aktualnie obowiązującymi Standardami IT dostarczono wymaganą dokumentację. 
Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu.

2.	Pozostałe działania:
1)	Dla zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji zadań związanych z programami pomocowymi państwa w ramach TA: 
•	opracowano założenia do automatycznego weryfikowania wniosków składanych w ramach TA o wypłatę świadczenia postojowego oraz o zwolnienie z opłacania składek,
•	monitorowano obsługę postępowań wyjaśniających prowadzonych w ramach TA,
•	wprowadzono możliwość blokady wypłaty świadczeń postojowych i generowania spraw do weryfikacji w razie podejrzenia nieprawidłowości w postępowaniu wnioskodawców lub płatników składek,
•	przygotowano tryb postępowania w sytuacji stwierdzenia nieuczciwego procederu lub podejrzenia nadużycia w korzystaniu z pomocy w ramach TA oraz cykliczne raportowanie z poziomu oddziałów stanu spraw,
•	generowano i przekazywano do oddziałów ZUS dane do weryfikacji poprawności udzielonej pomocy,
•	współpracowano z GUS w celu określania optymalnego zakresu danych o przeważającej działalności gospodarczej na podstawie PKD dla badania uprawnień o pomoc w ramach TA,
•	współpracowano z Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii oraz Ministerstwem Rodziny i Polityki Społecznej w zakresie ustalania wykładni prawnej oraz zasad badania uprawnień o pomoc w ramach TA.
2)	Celem zabezpieczenia jednolitego i efektywnego procedowania w Zakładzie udzielania zamówień wyłączonych z reżimu stosowania prawa zamówień publicznych: 
•	wprowadzono zarządzenia określające reguły dokonywania zakupów, objętych dyspozycją przywołanych w ich treści przepisów,
•	zaktualizowano Procedurę zakupową, w ramach której określono zasady:
o	prowadzenia postępowań przetargowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
o	udzielania zamówień, o których mowa w art. 46c ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi,
Powyższe miało na celu: (1) zabezpieczenie terminowego przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, (2) określenie jednolitego sposobu procedowania w Zakładzie zamówień na usługi, dostawy lub roboty budowlane udzielanych w związku z zapobieganiem lub zwalczaniem epidemii na obszarze, na którym ogłoszono stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii, (3) wypełnienie rekomendacji organów państwowych dotyczących przeciwdziałania COVID-19.
•	przekazywano komórkom organizacyjnym Centrali i oddziałów ZUS bieżące wytyczne w zakresie stosowania ww. wewnętrznych regulacji oraz przepisów tzw. Tarczy Antykryzysowej, w tym:
o	odnośnie sposobu postępowania w związku z zaleceniami dotyczącymi kwarantanny obejmującej korespondencję przychodzącą, dotyczącą zamówień publicznych (w tym ofert), 
o	wzorcową SIWZ w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych, zawierającą postanowienia pozwalające na komunikację elektroniczną,
o	informowano o szczególnych zasadach stosowania prawa zamówień publicznych w czasie pandemii COVID-19.
3)	W ramach działań ukierunkowanych na poprawę skuteczności i efektywności działań w obszarze IT:
•	kontynuowano działania zmierzające do zmniejszenia długu technologicznego w posiadanym systemie klasy ERP,
•	powołano programy strategiczne zmierzających do zmniejszenia długu technologicznego.
4)	W ramach działań mających na celu wzmocnienie kontroli zarządczej w obszarze ochrony danych osobowych między innymi:
•	komórka Ochrony Danych Osobowych (ODO) uczestniczyła w pracach przy projektowaniu rozwiązań systemowych oraz podziale zadań pomiędzy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych a Polską Organizacją Turystyczną, będącymi współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji zadania „Polski Bon Turystyczny” (PBT), stanowiącego element Tarczy Antykryzysowej. W ramach tego zadania ODO opracowało porozumienie o współadministrowaniu oraz przejęło w całości obowiązek obsługi naruszeń ochrony danych osobowych. Ponadto zostały opracowane klauzule informacyjne i przeprowadzono ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) dla PBT,
•	sporządzono umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji zadania „Polski Bon Turystyczny” z wykonawcą modyfikacji systemu KSI oraz Portalu PUE, a także z wykonawcą usług contact center,
•	wdrożono i rozwijano aplikację autorską „Rejestr Naruszeń Ochrony Danych Osobowych”,
•	opracowano projekt zmian legislacyjnych w zakresie nadania Zakładowi uprawnień do podejmowania decyzji w sprawach indywidualnych w sposób zautomatyzowany, w zakresie działalności ustawowej ZUS,
•	rozpoczęto prace nad opracowaniem Polityki ochrony danych w ZUS.

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.
Objaśnienia:
1)	Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.
2)	W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3)	Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578).
4)	Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
5)	Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.
6)	Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
7)	Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
8)	Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
9)	Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.
10)	Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.