Ogólny schemat kontroli płatników składek

Co warto wiedzieć o kontroli, którą przeprowadza ZUS

Zachęcamy, aby zapoznali się Państwo z informacjami, które tu przygotowaliśmy. Mamy nadzieję, że pomogą one Państwu przygotować się do kontroli i przebiegnie ona sprawnie. Kontrola pomoże usunąć ewentualne nieprawidłowości czy uzupełnić niezbędną dokumentację. Dzięki temu razem będziemy chronić prawa ubezpieczonych, świadczeniobiorców i samych płatników składek.

Co sprawdza ZUS

• ZUS ocenia, jak płatnicy składek wywiązują się z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.
  W szczególności sprawdza czy:
  • prawidłowo zgłosili oni do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i inne osoby, które powinni zgłosić do tych ubezpieczeń,
  • rzetelnie i prawidłowo obliczają, potrącają i opłacają składki i inne należności, które pobiera ZUS,
  • odpowiednio ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowo wypłacają świadczenia i dokonują rozliczeń, które są z nimi związane,
  • w terminie i prawidłowo opracowują wnioski o emerytury i renty,
  • właściwie wystawiają zaświadczenia i zgłaszają dane dla celów ubezpieczeń społecznych.
• Jeśli płatnik składek zalega z opłatą składek, ZUS może również sprawdzić jego majątek.
• Czy prawidłowo i rzetelnie były przekazywane dane we wnioskach:
  • z tytułu pomocy udzielonej przez Zakład w ramach tzw. Tarczy Antykryzysowej o:
    • wypłatę świadczenia postojowego,
    • zwolnienie z opłacania składek,
  • o jednorazowe świadczenie pieniężne przeznaczone na ograniczenie niektórych skutków ekonomicznych związanych z sytuacją ekologiczną na rzece Odrze,
  • o stosowanie ceny maksymalnej paliw gazowych.
• W przypadku pomocy udzielonej przez Zakład na podstawie ustawy o dodatku solidarnościowym, w trakcie kontroli weryfikuje się czy prawidłowo dokonano zgłoszenia i wyrejestrowania, które miało wpływ na otrzymanie przez osobę wnioskującą dodatku solidarnościowego. 

Jak ZUS wybiera płatników składek do kontroli

• ZUS analizuje prawdopodobieństwo naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek.
• Na podstawie tej analizy powstaje roczny plan kontroli.

Kto może kontrolować płatników składek w imieniu ZUS

• Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu. Może też w niej uczestniczyć pracownik ZUS, który nie jest inspektorem kontroli, ale przygotowuje się do egzaminu na to stanowisko. Musi jednak mieć odrębne upoważnienie.
• Zanim inspektor kontroli Zakładu ją rozpocznie, musi okazać legitymację służbową i doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Powinien przedstawić te dokumenty płatnikowi składek lub osobie, którą ten upoważnił aby go reprezentowała. Jeśli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to ZUS musi doręczyć mu przed kontrolą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. W takim przypadku inspektor może rozpocząć kontrolę najwcześniej po 7 dniach, ale najpóźniej 30. dnia licząc od dnia, w którym płatnikowi doręczono takie zawiadomienie. Kontrola może rozpocząć się wcześniej niż po 7 dniach, jeśli płatnik pisemnie wyrazi zgodę. Jeżeli natomiast upłynie 30 dni od dnia, w którym dostarczono mu zawiadomienie, to przed kontrolą trzeba ponownie mu je przekazać.
• Jeżeli inna uprawniona instytucja publiczna właśnie kontroluje działalność gospodarczą płatnika składek, to inspektor kontroli Zakładu jej nie rozpoczyna i ustala inny termin jej wszczęcia. Jeżeli płatnik składek wyrazi zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli, inspektor kontroli Zakładu może rozpocząć kontrolę.

Gdzie się odbywa kontrola

• Inspektor kontroli Zakładu prowadzi ją w siedzibie płatnika składek lub tam gdzie prowadzi on działalność. Inspektor może przeprowadzić kontrolę w innym miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację pod warunkiem, że płatnik składek się na to zgodzi. Kontrolę można, za zgodą płatnika składek, przeprowadzić w placówce ZUS, jeżeli to usprawni kontrolę. Jest to możliwe nawet jeżeli zapewniono odpowiednie warunki techniczne w siedzibie płatnika, czy tam gdzie prowadzi on działalność.
• Inspektor może prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS bez zgody płatnika składek jeżeli:
  • ich charakter tego wymaga,
  • trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek,
  • płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,
  • płatnik nie wykreślił, bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod adresem tam zapisanym nie prowadzi działalności.

Zdalna kontrola

Za zgodą płatnika składek, będącego przedsiębiorcą, kontrola może być przeprowadzona w sposób zdalny. Kontrolę zdalną prowadzi się jeżeli  usprawni to prowadzenie czynności kontrolnych lub przemawia za tym charakter prowadzonej działalności. Taką kontrolę można przeprowadzić za pośrednictwem:

• operatora pocztowego,
• komunikacji elektronicznej,

Płatnik składek może złożyć wniosek o kontrolę zdalną po wszczęciu kontroli lub w trakcie jej prowadzenia. Wniosek powinien zawierać dane płatnika składek oraz adres e-mail, który będzie służył do wymiany korespondencji w trakcie prowadzonej kontroli.

Jak długo trwa kontrola

• Jeżeli płatnik nie jest przedsiębiorcą – kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Jeśli trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, kontrola nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące.
• Jeżeli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w jednym roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać:
  • jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
  • jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
  • jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
  • jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Jakie są obowiązki płatnika składek podczas kontroli

• Płatnicy składek powinni:
  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji, które wiążą się z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
  • udostępnić do oględzin składniki majątku,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów, które wiążą się z zakresem kontroli,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
  • udzielać wyjaśnień,
  • przedstawić polskie tłumaczenie dokumentacji, którą sporządzono w języku obcym.

Jak przedsiębiorca może sprzeciwić się kontroli

• Może to zrobić, jeśli uważa, że inspektor podjął kontrolę lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. Wnosi wtedy sprzeciw na piśmie wraz z uzasadnieniem. Ma na to 3 dni robocze od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpiła przesłanka do wniesienia sprzeciwu.
• Gdy przedsiębiorca sprzeciwi się w ten sposób kontroli, to inspektor ją wstrzymuje.
• ZUS musi rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. Wydaje wtedy postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Przedsiębiorca ma prawo do zażalenia na to postanowienie. Musi je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma postanowienie. ZUS powinien rozstrzygnąć to zażalenie w ciągu 7 dni od dnia, w którym je dostał.
• Jeżeli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, to jest to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia i odstępuje od kontroli.
• Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia, płatnik składek od tego postanowienia może wnieść skargę do sądu administracyjnego. Ma na to 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Skarga taka nie wstrzymuje kontroli.

Jak kończy się kontrola

• Kontrola kończy się protokołem kontroli.
• Inspektor sporządza protokół kontroli w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje płatnik składek.
• Protokół kontroli inspektor kontroli może doręczyć płatnikowi składek osobiście lub wysyła za pośrednictwem operatora pocztowego.

Co zawiera protokół kontroli

Inspektor kontroli Zakładu opisuje w protokole, co ustalił podczas kontroli.

Protokół kontroli powinien zawierać następujące informacje:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,
• dane kontrolowanego płatnika składek,
• dane inspektora/inspektorów kontroli Zakładu, którzy przeprowadzali kontrolę,
• zakres kontroli,
• czas trwania czynności kontrolnych, z uwzględnieniem przerw w czasie trwania kontroli,
• opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,
• przedstawienie dowodów,
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
• podpis inspektora/inspektorów kontroli Zakładu z podaniem imienia i nazwiska,
• informacje o wpisie do książki kontroli.

Jak płatnik składek może zgłosić swoje zastrzeżenia do kontroli

Płatnik składek ma prawo złożyć zastrzeżenia do ustaleń inspektora kontroli Zakładu w ciągu 14 dni od dnia, w którym otrzyma protokół. Powinien równocześnie wskazać stosowne dowody. Inspektor musi rozpatrzyć te zastrzeżenia i w razie potrzeby wykonać dodatkowe czynności kontrolne. Powinien na piśmie poinformować płatnika składek, jak rozpatrzył jego zastrzeżenia.

Zmiany do protokołu kontroli

Jeżeli będzie konieczność dokonania zmian w protokole kontroli, to wydajemy aneks do protokołu kontroli.

Aneks może być wydany jeśli:

• sami stwierdzimy, że protokół kontroli wymaga zmiany;
• płatnik składek złoży zastrzeżenia i dołączy dowody, które zmienią ustalenia kontroli.

Jeśli wydamy sami aneks do protokołu kontroli, to płatnikowi składek przysługują zastrzeżenia do tego aneksu.

Jeśli wydamy aneks do protokołu kontroli w wyniku wniesionych zastrzeżeń, to płatnik składek nie może wnieść zastrzeżeń do tego aneksu.

Co płatnik składek powinien zrobić po kontroli

• Gdy upłynie termin, w którym płatnik składek może zgłosić zastrzeżenia, musi on złożyć dokumenty korygujące. Ma na to 30 dni od dnia, w którym otrzymał protokół kontroli.
• W przypadku wniesienia zastrzeżeń, które nie zostały uwzględnione, płatnik składek musi złożyć dokumenty korygujące w terminie 30 dni licząc od dnia otrzymania pisma o nieuwzględnieniu zastrzeżeń. Jeżeli został wydany aneks do protokołu kontroli, płatnik składek musi złożyć dokumenty korygujące w terminie 30 dni licząc od dnia otrzymania aneksu do protokołu kontroli.
• Jeśli płatnik składek nie złoży dokumentów korygujących w podanych wyżej terminach, to Zakład wszczyna postępowanie administracyjne. O wszczęciu tego postępowania Zakład zawiadamia płatnika składek pisemnie.
• Płatnik składek w trakcie prowadzonego postępowania administracyjnego ma prawo:
  • przedstawić nowe dowody w sprawie,
  • wypowiedzieć się co do zebranych dowodów i materiałów,
  • przeglądać akta sprawy, sporządzać z nich notatki, kopię lub odpisy (również po zakończonym postępowaniu).
• Postępowanie administracyjne trwa miesiąc, a w sprawach szczególnie skomplikowanych, nie dłużej niż 2 miesiące i kończy się wydaniem decyzji.
• Po otrzymaniu decyzji płatnik składek może:
  • złożyć dokumenty korygujące w terminie 7 dni od daty jej uprawomocnienia, jeśli się zgadza z jej rozstrzygnięciem,
  • odwołać się do sądu, jeśli się nie zgadza z jej rozstrzygnięciem.
• Rozstrzygnięcie sprawy przez sąd jest wiążące dla wszystkich stron, tj. dla ubezpieczonego, płatnika składek oraz Zakładu.

Najważniejsze przepisy

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności rozdział 10.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, przede wszystkim rozdział 5.
• Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (art. 15 zyb i art. 31 zub).
• Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dodatku solidarnościowym przyznawanym w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19.
• Ustawa z dnia 2 września 2022 r. o szczególnym wsparciu podmiotów poszkodowanych w związku z sytuacją ekologiczną na rzece Odrze.
• Ustawa z  dnia 15 grudnia 2022 r. o szczególnej ochronie niektórych odbiorców paliw gazowych w 2023 r. oraz w 2024 r. w związku z sytuacją na rynku gazu.​​​​​​​