Informacja dot. warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych do ZUS

W związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych:

1. Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia przekazywania pism w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Nowego Portalu Informacyjnego/NPI/, dostępnego pod adresem: http://pue.zus.pl/. NPI stanowi elektroniczną skrzynką podawczą Zakładu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
2. Z usług NPI można korzystać po zarejestrowaniu się i utworzeniu indywidualnego profilu użytkownika /profil PUE/. Rejestracja osoby fizycznej dokonywana jest po podaniu imienia i nazwiska, pełnego adresu zamieszkania (stałego lub tymczasowego) wraz z nazwą kraju i regionu (województwa), adresu e-mail, numeru telefonu kontaktowego, hasła i opcjonalnie innych danych zawartych w formularzu rejestracyjnym. Rejestracja osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, dokonywana jest po podaniu nazwy (firmy spółki), imienia i nazwiska osoby upoważnionej do dokonywania czynności za pośrednictwem NPI i w imieniu rejestrowanego podmiotu oraz przedłożenia pełnomocnictwa do korzystania z NPI w imieniu Płatnika, adresu siedziby wraz z nazwą kraju i regionu (województwa), adresu e-mail, numeru telefonu kontaktowego, hasła i opcjonalnie innych danych zawartych w formularzu rejestracyjnym. Rejestracja wymagania dokonania Zaufania profilu. Zaufanie profilu w przypadku osób fizycznych wymaga użycia podpisu kwalifikowanego z zachowaniem zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Zaufanie profilu założonego przez osobę fizyczną może odbyć się również na podstawie zaufanego profilu ePUAP. W przypadku, gdy informacje, które zostaną dostarczone z ePUAP potwierdzą tożsamość Użytkownika oraz fakt, że jego profil jest zaufany, profil tego Usługobiorcy zostanie zaufany na PUE. Jeśli Usługobiorca będący osobą fizyczną w procesie zakładania profilu nie użył certyfikatu kwalifikowanego ani profilu zaufanego ePUAP, dla Usługobiorcy tworzony jest tymczasowy profil niezaufany, którego aktywacja wymaga Zaufania profilu przez pracownika ZUS (po stawieniu się Usługobiorcy w dowolnej TJO). W celu rejestracji osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej nie można posłużyć się podpisem kwalifikowanym ani zaufanym Profilem ePUAP. Zaufanie profilu utworzonego przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie posiadająca osobowości prawnej dokonywane jest przez pracownika ZUS, po stawieniu się osoby uprawnionej w dowolnej TJO.
3. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, możliwy do doręczenia za pomocą NPI wynosi 5 megabajtów. 
4. Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia złożenie wniosków o realizację usług/wystawienie zaświadczeń zgodnie z katalogiem dostępnym w zakładce Wzory dokumentów, pod adresem http://pue.zus.pl/
5. Kancelarie i stanowiska obsługi klientów terenowych jednostek organizacyjnych ZUS przyjmują dokumenty elektroniczne przekazywane wyłącznie na:

• płytach CD-ROM,
• urządzeniach pamięci USB (pendrive).

Dokumenty są przyjmowane wraz z nośnikiem, na którym zostały zapisane przez nadawcę.

Jeżeli na nośniku przekazywanych jest więcej niż jeden plik, nadawca powinien wszystkie pliki umieścić spakowane w jednym pliku, w formacie ZIP i w tej formie doręczyć do Zakładu.
Składane dokumenty powinny zostać przed spakowaniem podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym nadawcy albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Urzędowe poświadczenie odbioru Zakład wystawia jako dokument w postaci papierowej.