W jaki sposób wysyłać do ZUS i odbierać pisma?

Gdy zalogujesz się do swojego konta na portalu PUE ZUS, możesz wysłać do nas dokumenty drogą elektroniczną.

• Jak utworzyć dokumenty elektroniczne
• Jak wysłać elektroniczne dokumenty do ZUS
• Jak odebrać odpowiedź z ZUS
• Jak odebrać dokumenty, które wymagają poświadczenia odbioru
  • Potwierdzenie profilem zaufanym ePUAP
  • Potwierdzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym
  • Potwierdzenie podpisem osobistym
  • Potwierdzenie profilem PUE
• Co możesz zrobić z odebranymi dokumentami
• Mulitisekcja

Jak utworzyć dokumenty elektroniczne

1. Z menu bocznego wybierz [Dokumenty i wiadomości].
2. Kliknij [Dokumenty robocze], a następnie [Utwórz nowy]. Aplikacja wyświetli listę dostępnych dokumentów.
3. Dokumenty są pogrupowane według typów. Przejrzyj listę lub użyj filtra. Gdy znajdziesz właściwy dokument, zaznacz go na liście i naciśnij przycisk [Utwórz dokument]. Możesz też wybrać [Katalog usług] w menu bocznym i wpisać symbol formularza.
4. Otworzy się nowy dokument. Uzupełnij go, zapisz i zamknij.
5. Jeśli chcesz zweryfikować, czy poprawnie uzupełniłeś formularz, otwórz go w trybie do edycji (za pomocą przycisku [Edytuj]). Następnie wybierz przycisk [Sprawdź]. Jeśli w formularzu są błędy lub braki, aplikacja wyświetli odpowiednie okno informujące o rodzaju błędu.

Jak wysłać elektroniczne dokumenty do ZUS

1. Jeśli chcesz wysłać dokument, który wypełniłeś i zapisałeś wcześniej, wybierz ten dokument na liście dokumentów roboczych i kliknij przycisk [Szczegóły/wyślij]. Wyświetlą się szczegółowe informacje dotyczące wybranego dokumentu.
2. W oknie [Szczegóły dokumentu roboczego] naciśnij [Wyślij do ZUS]. Jeśli dokument jest poprawny, aplikacja wyświetli okno wyboru sposobu przesłania odpowiedzi z ZUS. Wskaż, w jaki sposób – elektronicznie, pocztą tradycyjną czy osobiście – chcesz otrzymać od nas odpowiedź. Wybór sposobu odpowiedzi zatwierdź przyciskiem [OK].
3. Aplikacja wyświetli okno wyboru sposobu autoryzacji usługi. Istnieją różne metody podpisania dokumentów:
   1. podpis ePUAP – aplikacja przekieruje Cię na stronę ePUAP; zaloguj się i złóż podpis zgodnie z instrukcjami na stronie,
   2. podpis kwalifikowany – aplikacja wyświetli prośbę o podpisanie oświadczenia; musisz podać PIN do certyfikatu, aby autoryzować podpis,
   3. podpis osobisty – zainstaluj oprogramowanie do obsługi e‑dowodu; umieść e-dowód na czytniku NFC podłączonym do Twojego komputera; wpisz numer CAN i kliknij [Dalej]; podaj PIN do podpisu osobistego,
   4. podpis profilem PUE – dostępny jest dla niektórych wniosków, nie musisz podawać żadnych dodatkowych danych – wystarczy, że jesteś zalogowany do swojego profilu na portalu PUE ZUS.

Jeśli w danej chwili nie możesz skorzystać z żadnej z tych metod, przenieś dokument do folderu operacji oczekujących na zrealizowanie. Aby to zrobić, wybierz przycisk [Pozostaw jako zlecenie].

4. Gdy poprawnie autoryzujesz dokument, zostanie on wysłany do ZUS. System przeniesie go z folderu [Dokumenty robocze] do folderu [Dokumenty wysłane].

Dokumenty wysłane w formie elektronicznej trafiają bezpośrednio do naszego systemu informatycznego. Do każdego dokumentu, który wpływa do ZUS, system wystawia elektroniczne urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP).

Przykład, jak utworzyć i wysłać do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek znajdziesz w ulotce:

• Krok po kroku. Wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek.

Ważne

Wszystkie dokumenty wysłane (również przeniesione do archiwum) po upływie dwóch lat od otrzymania są trwale usuwane z konta PUE ZUS. Jeśli chcesz mieć dostęp do któregoś z nich, kliknij [Szczegóły], a następnie [Przeglądaj dokument]. Jako sposób wizualizacji dokumentu wybierz PDF. Wyświetlony dokument możesz zapisać na dysku swojego komputera.

Jak odebrać odpowiedź z ZUS

Kiedy wyślemy Ci odpowiedź na portal PUE ZUS, otrzymasz powiadomienie e-mailem lub SMS-em – zgodnie z ustawieniami na Twoim profilu. Aby pobrać odpowiedź, musisz podpisać elektroniczne urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD).

Aby przejrzeć korespondencję na portal PUE ZUS zaloguj się na portal PUE ZUS.

1. Aby sprawdzić pisma, które do Ciebie wysłaliśmy, w oknie głównym [Panelu ogólnego], w sekcji [Skrzynka odbiorcza] wybierz przycisk [Pokaż].
2. W oknie głównym w sekcji [Wiadomości] znajdziesz informacje o liczbie nieodebranych dokumentów.

Do skrzynki odbiorczej możesz dostać się także w następujący sposób:

1. Zaloguj się na portal PUE ZUS.
2. W menu bocznym rozwiń [Dokumenty i wiadomości] > [Korespondencja z ZUS].
3. Wybierz pozycję [Skrzynka odbiorcza]. Pojawi się okno, które składa się z 2 sekcji:

1. dokumentów wymagających poświadczenia odbioru (jeśli nie ma takich dokumentów, panel jest domyślnie zamknięty,
2. listy dokumentów odebranych.

Jak odebrać dokumenty, które wymagają poświadczenia odbioru

Gdy dokument wymaga poświadczenia odbioru, widnieje w sekcji [Dokumenty wymagające poświadczenia odbioru]. Możesz go odebrać za pomocą:

1. profilu zaufanego ePUAP,
2. kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
3. podpisu osobistego,
4. profilu PUE.

Możesz odebrać kilka takich dokumentów jednocześnie. Aby to zrobić, w kolumnie [Wybór] zaznacz checkboxy (kwadraciki) przy wybranych dokumentach.

Potwierdzenie profilem zaufanym ePUAP

Aby potwierdzić odbiór dokumentu za pomocą ePUAP:

1. Zaznacz element/elementy na liście dokumentów.
2. Kliknij przycisk [Potwierdź profilem zaufanym ePUAP], który znajduję się w kolumnie [Menu]. Możesz także kliknąć przycisk [Potwierdź], a następnie wybrać [Profilem zaufanym ePUAP]. Aplikacja wyświetli okno dialogowe.
3. Wybierz przycisk [OK]. Zostaniesz przekierowany na platformę profilu zaufanego. Zaloguj się oraz potwierdź dokument zgodnie z instrukcjami zawartymi na stronie.
4. Jeśli poprawnie potwierdzisz odbiór dokumentu, wyświetli się okno z informacją o prawidłowym wykonaniu operacji.
5. Odebrany dokument będzie widoczny na liście dokumentów odebranych.

Potwierdzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Aby potwierdzić odbiór dokumentu za pomocą podpisu kwalifikowanego:

1. Zaznacz element/elementy na liście dokumentów.
2. Kliknij przycisk [Potwierdź podpisem kwalifikowanym], który znajduję się w kolumnie [Menu]. Możesz także kliknąć przycisk [Potwierdź], a następnie wybrać [Podpisem kwalifikowanym]. Aplikacja wyświetli okno komponentu do składania podpisu elektronicznego.
3. Kliknij przycisk [Podpisz]. Aplikacja wyświetli okno [PIN do klucza]. Wprowadź PIN i potwierdź operację za pomocą przycisku [Akceptuj].
4. Jeśli poprawnie potwierdzisz odbiór dokumentu, aplikacja wyświetli okno dialogowe z informacją o liczbie podpisanych dokumentów.
5. Odebrany dokument będzie widoczny na liście dokumentów odebranych.

Potwierdzenie podpisem osobistym

Aby potwierdzić odbiór dokumentu za pomocą podpisu osobistego zainstaluj oprogramowanie do obsługi e‑dowodu; umieść e-dowód na czytniku NFC podłączonym do Twojego komputera oraz wpisz numer CAN. Następnie:

1. Zaznacz element/elementy na liście dokumentów.
2. Kliknij przycisk [Potwierdź podpisem osobistym]. Możesz także kliknąć przycisk [Potwierdź], a następnie wybrać [Podpisem osobistym]. Aplikacja wyświetli okno komponentu do składania podpisu elektronicznego.
3. Kliknij przycisk [Podpisz]. Następnie wybierz certyfikat do podpisywania i kliknij [Wybierz]. Aplikacja wyświetli okno [PIN do klucza]. Wprowadź swój PIN do podpisu osobistego i potwierdź operację za pomocą przycisku [Akceptuj].
4. Jeśli poprawnie potwierdzisz odbiór dokumentu, aplikacja wyświetli okno dialogowe z informacją o liczbie podpisanych dokumentów.
5. Odebrany dokument będzie widoczny na liście dokumentów odebranych.

Potwierdzenie profilem PUE

Aby potwierdzić odbiór dokumentu za pomocą profilu PUE:

1. Zaznacz element/elementy na liście dokumentów.
2. Kliknij przycisk [Potwierdź profilem PUE] ], który znajduję się w kolumnie [Menu]. Możesz także kliknąć przycisk [Potwierdź], a następnie wybrać [Profilem PUE].
3. Jeśli poprawnie potwierdzisz odbiór dokumentu, aplikacja wyświetli okno dialogowe z informacją o liczbie podpisanych dokumentów.
4. Odebrany dokument będzie widoczny na liście dokumentów odebranych.

Co możesz zrobić z odebranymi dokumentami

Możesz wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące wybranej wiadomości. Zaznacz ją na liście i kliknij przycisk [Szczegóły], który znajdziesz przy wiadomości lub pod listą.

Możesz przenieść wybrane wiadomości do archiwum. Aby to zrobić, na liście zaznacz wybraną wiadomość i następnie kliknij przycisk [Przenieś do archiwum]. System usunie wiadomość z podstawowej listy.

Aby wyświetlić wiadomości przeniesione do archiwum, zaznacz checkbox (kwadracik) przy opcji [Pokazuj archiwalne] w górnej części okna. Elementy przeniesione do archiwum są wyszarzone i wyświetlone kursywą.

Jeśli chcesz przenieść dane, które były oznaczone jako archiwalne, z powrotem na główną listę, zaznacz element archiwalny i kliknij przycisk [Przywróć z archiwum]. Wyświetli się okno z informacją, że przeniesienie się powiodło.

Możesz także wydrukować odebrane dokumenty oraz zapisać je na swoim dysku lokalnym.

Ważne

Wszystkie pisma (również przeniesione do archiwum) po upływie dwóch lat od otrzymania są trwale usuwane z konta PUE ZUS. Jeśli chcesz mieć dostęp do któregoś z nich, kliknij [Szczegóły], a następnie w sekcji [Załączniki] kliknij [Podgląd]. Wyświetlony dokument możesz zapisać na dysku swojego komputera.

Multiselekcja

W menu jest również dostępna opcja multiselekcji. Oznacza to, że można zaznaczyć na liście więcej niż jeden element i dla wybranej w ten sposób grupy elementów przeprowadzić jeden rodzaj akcji.

W tym celu należy w kolumnie wybór oznaczyć checkboxy przy dokumentach, które chcemy modyfikować. Po dokonaniu wyboru należy wybrać odpowiedni przycisk. W ten sposób można przenieść do archiwum kilka elementów na raz.