Korekta dokumentów

Jeśli jesteś płatnikiem składek i stwierdzisz błędy w swoich dokumentach ubezpieczeniowych, skoryguj je i przekaż do ZUS. Zrób to w ciągu 7 dni od powstania zmiany. Poniżej wyjaśniamy, jakie dokumenty będą Ci potrzebne, by zmienić konkretne dane, i jak je wypełnić.

Jakie dokumenty przygotować

1. Aby zmienić dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, wypełnij formularz ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej).
2.  Aby zmienić kod tytułu ubezpieczenia, rodzaj ubezpieczeń lub datę zgłoszenia do ubezpieczeń:

• najpierw wyrejestruj daną osobę z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń),
• następnie wprowadź prawidłowe dane i ponownie zgłoś daną osobę do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

3. Aby zmienić lub skorygować dane członka rodziny osoby ubezpieczonej, najpierw wyrejestruj tę osobę z nieaktualnymi (błędnymi) danymi i ponownie zgłoś do ubezpieczenia z aktualnymi (prawidłowymi) danymi – na formularzu ZUS ZCNA.

Jakie są terminy

Złóż do nas dokumenty korygujące:

• w ciągu 7 dni, od kiedy stwierdzisz błąd lub od kiedy my Cię o nim powiadomimy (jeśli o błędach zawiadomiliśmy Cię decyzją, to na złożenie korekt masz 7 dni od jej uprawomocnienia, 
• w ciągu 30 dni, od kiedy prześlemy Ci protokół kontroli.

Jak możesz skorygować dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc

Aby poprawić dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc, złóż za ten miesiąc komplet nowych dokumentów rozliczeniowych:

• deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA – uwzględnij w niej rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych, oraz
• imienne raporty miesięczne korygujące – złóż tylko te raporty, które wymagają korekty.

Jeżeli korekta dotyczy danych z samej deklaracji, złóż tylko ZUS DRA.

Deklarację korygującą i imienny raport oznacz tym samym numerem. W bloku I, w dwóch pierwszych kratkach pola „Identyfikator...” – podaj kolejny numer za dany miesiąc (np. 02, 03).

Jakie są terminy

• Dokumenty rozliczeniowe składane za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące możesz korygować dokumenty wyłącznie w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w tych dokumentach.
• Dokumenty rozliczeniowe za okresy od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. możesz korygować wyłącznie do 1 stycznia 2024 r.

Co możemy poprawić sami

Możemy korygować takie błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uznamy za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. Przy czym jeśli stwierdzimy rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą składek, za prawidłową przyjmujemy podstawę wymiaru składek.

Zapisujemy dane na koncie osoby ubezpieczonej i rozliczamy konto płatnika składek na podstawie skorygowanych przez nas dokumentów rozliczeniowych.

Jeżeli nie zgadzasz się z naszą korektą, w ciągu 14 dni od otrzymania od nas zawiadomienia złóż deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące poprawione przez nas dokumenty. Uwzględnimy Twoją korektę, chyba że zmieniliśmy dane, na podstawie prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Przejdź do sekcji: Sposób przekazywania dokumentów.

Jeśli w wyniku Twojej korekty:

• powstała zaległość - zapłać różnicę składek wraz z należnymi odsetkami,
• powstała nadpłata składek - możesz złożyć wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek.
   

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300, z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2018 r. poz. 2495).