Zgłoszenie ubezpieczonego / członka rodziny ubezpieczonego

Zgłoszenie ubezpieczonego

Każda osoba, która jest objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym, musi być zgłoszona do ubezpieczeń.

Obowiązek ten dotyczy również osób, które przystępują do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych lub dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Kto zgłasza do ubezpieczeń

Zgłoszenie do ubezpieczeń przesyła do ZUS płatnik składek (np. pracodawca za pracowników, ZUS za emerytów i rencistów).

Jeśli płatnikiem składek jest sam ubezpieczony, to on zgłasza siebie do odpowiednich ubezpieczeń. Dotyczy to osób, które:

• prowadzą pozarolniczą działalność (np. działalność gospodarczą, działalność w formie spółki jawnej, działalność twórczą lub artystyczną),
• prowadzą działalność gospodarczą i które z tego tytułu są objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym w okresie pierwszych 6 miesięcy prowadzenia tej działalności (osoby korzystające z tzw. ulgi na start),
• są osobami duchownymi i nie są członkami zakonów lub klasztorów,
• są marynarzami i mają zaświadczenie o statusie marynarza wydane przez dyrektora urzędu morskiego lub agencję zatrudnienia,
• zawarły z NFZ umowę dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego,
• przystępują do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych,
• są pracownikami i przejęły obowiązki pracodawcy, który nie ma w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa (przejęcie obowiązków na podstawie art. 21 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009).

Jakie są terminy na zgłoszenie do ubezpieczeń

Zgłoszenie do ubezpieczeń płatnik składek przekazuje do ZUS w terminie:

• 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (np. od daty zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, rozpoczęcia działalności gospodarczej),
• 7 dni od dnia, w którym artysta lub twórca otrzyma decyzję Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, w której określona jest data rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej,
• 7 dni od daty podpisania umowy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego z NFZ,
• wybranym przez siebie, gdy przystępuje on do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych lub dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (należy pamiętać, że objęcie ubezpieczeniami dobrowolnymi może nastąpić nie wcześniej niż od dnia złożenia zgłoszenia),
• miesiąca od dnia wydania przez dyrektora urzędu morskiego lub agencję zatrudnienia zaświadczenia potwierdzającego status marynarza – dotyczy marynarza,
• do końca stycznia, a jeśli termin ten jest krótszy niż 7 dni to w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia – dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą, które spełniają warunki do ulgi MGD+ i które rozpoczynają lub wznawiają prowadzenie działalności gospodarczej w styczniu,
• nie późniejszym niż termin rozliczenia i opłacenia składki za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń – dotyczy pracownika skierowanego do pracy lub służby za granicą w przedstawicielstwie dyplomatycznym, urzędzie konsularnym, stałym przedstawicielstwie przy ONZ i innych misjach lub misjach specjalnych, a także w innych polskich placówkach, instytucjach lub przedsiębiorstwach.

Ważne!
Osoba, która rozpoczyna wykonywanie działalności gospodarczej, może zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego łącznie z wnioskiem o wpis w CEIDG. W ten sposób może ona zgłosić również osobę współpracującą, zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców, a także swoich członków rodziny oraz członków rodziny zatrudnionych osób.

Jakie dokumenty są potrzebne do zgłoszenia

Zgłoszenie do ubezpieczeń płatnik składek składa na formularzu:

• ZUS ZUA – jeśli zgłoszenie dotyczy ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko ubezpieczeń społecznych,
• ZUS ZZA – jeśli zgłoszenie dotyczy wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego.

Ważne!
Osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego zgłasza się poprzez wykazanie takiej osoby w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia (12 11, 12 40).

Zgłoszenie członka rodziny osoby ubezpieczonej

Każda osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym powinna zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego swojego członka rodziny, jeśli:

• nie jest on zgłoszony do tego ubezpieczenia z własnego tytułu, np. jako pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, bezrobotny albo
• nie jest on uprawniony do świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie przepisów o koordynacji systemów zaopatrzenia społecznego w zakresie udzielania rzeczowych świadczeń zdrowotnych.

Za członka rodziny uważa się:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole lub zakładzie kształcenia nauczycieli lub odbywa kształcenie w uczelni lub szkole doktorskiej – do ukończenia 26 lat. Natomiast jeśli dziecko ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku,
• małżonka,
• wstępnych (np. rodziców, dziadków itp.), którzy są we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą ubezpieczoną.

Ważne! Dziadkowie mogą zgłosić wnuka tylko wtedy, gdy żaden z jego rodziców nie jest:

• objęty obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym,
• uprawniony do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji z tytułu wykonywania pracy lub pracy na własny rachunek,
• objęty dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Kto i w jakim terminie zgłasza członka rodziny

Członka rodziny zgłasza do ubezpieczeń płatnik składek. Jeżeli osoba zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego nie jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenie, to ma obowiązek poinformować swojego płatnika (np. pracodawcę) o członkach rodziny w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności powodujących konieczność zgłoszenia. Płatnik zobowiązany jest zgłosić członków rodziny osoby ubezpieczonej w terminie 7 dni od uzyskania tej informacji.

Jeśli płatnikiem składek jest sam ubezpieczony, to zgłasza on swoich członków rodziny samodzielnie w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniającej to zgłoszenie.

Jakie dokumenty są potrzebne do zgłoszenia

Aby zgłosić członka rodziny, należy użyć formularza ZUS ZCNA.

Podstawa Prawna

• Art. 36 ustawy z dnia 13 października o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 199).
• Art. 5 pkt 3, art. 67 ust. 3 i 3a, art. 74 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461 z późn. zm.).
• Art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30).